RIMSA aderisce alla Direttiva UE sul whistleblowing. Vuoi fare una segnalazione? Clicca qui.

Questo canale consente di segnalare, in modo riservato o anonimo, condotte illecite, violazioni di norme, procedure aziendali o comportamenti contrari all’etica, emersi nel contesto lavorativo o in relazione alle attività di Rimsa P. Longoni S.r.l.
È disponibile per dipendenti, collaboratori, tirocinanti, candidati, fornitori, partner, consulenti e altri stakeholderche entrino in relazione con l’organizzazione.

Le segnalazioni sono gestite con misure tecniche e organizzative idonee a garantire sicurezza, riservatezza, tutela dei dati personali e protezione da ritorsioni.

La segnalazione viene presa in carico quando:

• riguarda fatti, comportamenti o omissioni potenzialmente illeciti o contrari a norme, procedure interne o al Codice Etico;
• è connessa al contesto lavorativo o a rapporti professionali con Rimsa;
• contiene elementi sufficientemente circostanziati (chi/cosa/dove/quando, per quanto noto) tali da consentire verifiche;
• è presentata in buona fede, sulla base di informazioni ritenute ragionevolmente vere al momento della segnalazione.

Non rientrano in questo canale:

• richieste di assistenza clienti o reclami commerciali (da indirizzare ai canali dedicati);
• segnalazioni manifestamente infondate, offensive o deliberatamente false/diffamatorie (che possono comportare conseguenze disciplinari o legali).

Se la segnalazione non è ammissibile o non rientra nell’ambito whistleblowing, verrà (quando possibile) indirizzata al canale corretto, tutelando riservatezza e dati personali.

Fase A – Ricezione e protocollazione

• La segnalazione è registrata nel sistema con numero di pratica.
• Entro 7 giorni dall’invio, viene inviata una conferma di ricezione (salvo richiesta contraria della persona segnalante o casi in cui ciò possa comprometterne la tutela).

Fase B – Valutazione preliminare

• Verifica di ammissibilità e ambito, urgenza e priorità, e attivazione (se necessarie) di misure immediate di tutela e di salvaguardia delle evidenze.

Fase C – Istruttoria

• Raccolta informazioni e documenti, eventuali richieste di integrazione, audizioni ove necessarie.
• In fase istruttoria è possibile vengano coinvolte funzioni interne e/o consulenti esterni solo se necessari e sempre vincolati a riservatezza, con accesso alle informazioni secondo il principio del “need to know”.

Fase D – Riscontro

• Entro 3 mesi dalla conferma di ricezione (o, in mancanza, dalla scadenza dei 7 giorni), viene fornito un riscontro sullo stato e/o esito dell’istruttoria, nei limiti consentiti dalla legge e dalla tutela di terzi.

Fase E – Chiusura e azioni correttive

• Se la segnalazione risulta fondata, vengono definite misure correttive (organizzative, procedurali, disciplinari, formative) e un piano di follow-up, con responsabilità e scadenze.
• La pratica viene chiusa con tracciamento dell’esito e delle azioni intraprese.

Per rendere efficace la gestione e la soluzione del problema segnalato, adottiamo queste misure:

• canale di interlocuzione protetta con la persona segnalante (anche in forma anonima, quando tecnicamente possibile) per richieste di chiarimento o integrazione;
• definizione di azioni correttive con responsabili e tempistiche;
• misure immediate di contenimento del rischio quando necessario;
• aggiornamenti “minimi” alla persona segnalante, compatibilmente con riservatezza e istruttoria.

Rimsa non tollera alcuna ritorsione verso chi effettua una segnalazione in buona fede o collabora all’istruttoria.

Sono vietate, a titolo esemplificativo:

• licenziamento, sospensione, demansionamento, trasferimenti punitivi;
• penalizzazioni economiche o di carriera;
• intimidazioni, pressioni, discriminazioni, ostracismo;
• ritorsioni indirette verso colleghi o soggetti collegati.

Presidi di protezione

• valutazione del rischio ritorsivo e, se opportuno, attivazione di misure di tutela;
• gestione riservata dei flussi informativi e segregazione documentale;
• possibilità di segnalare immediatamente qualsiasi sospetta ritorsione tramite questo stesso canale.

Per proteggere l’identità della persona segnalante (se non anonima), il contenuto della segnalazione e i soggetti coinvolti, adottiamo misure quali:

• accesso ai contenuti limitato ai soli soggetti autorizzati;
• tracciamento degli accessi e gestione dei ruoli con privilegi minimi;
• protezione dei dati mediante misure tecniche e organizzative adeguate (es. cifratura, segregazione, backup sicuri, controllo credenziali);
• configurazioni volte a ridurre il rischio di identificazione indiretta (es. minimizzazione dei dati, gestione dei log, principi di privacy by design e by default).

I dati personali conferiti nella segnalazione sono trattati per:

• ricevere e gestire la segnalazione,
• svolgere le verifiche e l’istruttoria,
• adottare eventuali misure correttive,
• adempiere ad obblighi di legge.

Minimizzazione: si invita a inserire solo informazioni pertinenti e necessarie.
Accesso ai dati: limitato a persone autorizzate e vincolate a riservatezza.
Conservazione: i dati e la documentazione connessa alla segnalazione sono conservati per il tempo strettamente necessario alla gestione e definizione della pratica e, comunque, secondo i termini previsti dalla normativa e dalle policy interne di conservazione applicabili.
Diritti: l’esercizio dei diritti privacy può essere soggetto a limitazioni nei casi previsti dalla legge, quando necessario a tutelare riservatezza, istruttoria e diritti di terzi.

L’informativa privacy completa è consultabile nella sezione dedicata del sito aziendale e/o all’interno del sistema di segnalazione.

La gestione delle segnalazioni è affidata al Comitato Whistleblowing aziendale costituito dal consiglio di amministrazione e dal responsabile Whistleblowing, istituito per garantire competenza, riservatezza e assenza di conflitti di interesse.

All’interno del Comitato è nominato un Responsabile della Gestione dei Reclami/Segnalazioni, che:

• coordina ricezione, tracciamento, istruttoria e riscontro;
• assicura che l’accesso alle informazioni sia limitato e documentato;
• verifica l’assenza di conflitti di interesse sulle pratiche assegnate.

Indipendenza
Il Responsabile della Gestione dei Reclami/Segnalazioni, al momento dell’accettazione dell’incarico e della nomina, ha formalmente dichiarato e giurato la propria indipendenza, impegnandosi a operare con imparzialità, riservatezza e autonomia di giudizio.

Gestione dei conflitti di interesse (regola vincolante)
Se emerge un potenziale conflitto di interessi (anche solo apparente) rispetto a una specifica segnalazione:

• la pratica viene immediatamente riassegnata a un altro membro idoneo del Comitato oppure
• viene affidata, quando necessario, a un soggetto esterno indipendente. La riassegnazione e le motivazioni sono documentate nel fascicolo della pratica.

Ogni segnalazione è tracciata in un registro riservato con:

• numero pratica, data ricezione, categoria, stato avanzamento;
• tempistiche (ricezione/riscontro/chiusura);
• esito (fondato/non fondato/non valutabile) e azioni intraprese.

Trasparenza e rendicontazione
Con cadenza annuale, Rimsa pubblica una sintesi aggregata (anonima e senza dati identificativi) sullo stato e l’oggetto delle segnalazioni ricevute, inclusi i principali ambiti e le azioni correttive/preventive adottate.

Nel caso in cui non siano pervenute segnalazioni, viene pubblicata una dichiarazione che conferma l’assenza di segnalazioni nell’anno di riferimento.

Questa informazione è resa disponibile nel Rapporto Annuale sul Perseguimento del Beneficio Comune, pubblicato e consultabile sul sito internet aziendale.

È preferibile utilizzare innanzitutto il canale interno. Tuttavia, la normativa prevede anche canali di segnalazione esterna e ulteriori tutele secondo le condizioni e modalità stabilite dalla legge. Al sine si informa della possibilità di segnalazione sul sito ANAC.

Prima dell’invio, verifica le informazioni inserite. Inviando la segnalazione, confermi che quanto indicato è veritiero ed esatto per quanto di tua conoscenza. Anche in caso di errore in buona fede, restano ferme le tutele previste contro le ritorsioni.