RIMSA aderisce alla Direttiva UE sul whistleblowing. Vuoi fare una segnalazione? Clicca qui.

Questo canale consente di segnalare, in modo riservato o anonimo, condotte illecite, violazioni di norme, procedure aziendali o comportamenti contrari all’etica, emersi nel contesto lavorativo o in relazione alle attività di Rimsa P. Longoni S.r.l.
È disponibile per dipendenti, collaboratori, tirocinanti, candidati, fornitori, partner, consulenti e altri stakeholderche entrino in relazione con l’organizzazione.

Le segnalazioni sono gestite con misure tecniche e organizzative idonee a garantire sicurezza, riservatezza, tutela dei dati personali e protezione da ritorsioni.

La segnalazione viene presa in carico quando:

• riguarda fatti, comportamenti o omissioni potenzialmente illeciti o contrari a norme, procedure interne o al Codice Etico;
• è connessa al contesto lavorativo o a rapporti professionali con Rimsa;
• contiene elementi sufficientemente circostanziati (chi/cosa/dove/quando, per quanto noto) tali da consentire verifiche;
• è presentata in buona fede, sulla base di informazioni ritenute ragionevolmente vere al momento della segnalazione.

Non rientrano in questo canale:

• richieste di assistenza clienti o reclami commerciali (da indirizzare ai canali dedicati);
• segnalazioni manifestamente infondate, offensive o deliberatamente false/diffamatorie (che possono comportare conseguenze disciplinari o legali).

Se la segnalazione non è ammissibile o non rientra nell’ambito whistleblowing, verrà (quando possibile) indirizzata al canale corretto, tutelando riservatezza e dati personali.

Fase A – Ricezione e protocollazione

• La segnalazione è registrata nel sistema con numero di pratica.
• Entro 7 giorni dall’invio, viene inviata una conferma di ricezione (salvo richiesta contraria della persona segnalante o casi in cui ciò possa comprometterne la tutela).

Fase B – Valutazione preliminare

• Verifica di ammissibilità e ambito, urgenza e priorità, e attivazione (se necessarie) di misure immediate di tutela e di salvaguardia delle evidenze.

Fase C – Istruttoria

• Raccolta informazioni e documenti, eventuali richieste di integrazione, audizioni ove necessarie.
• In fase istruttoria è possibile vengano coinvolte funzioni interne e/o consulenti esterni solo se necessari e sempre vincolati a riservatezza, con accesso alle informazioni secondo il principio del “need to know”.

Fase D – Riscontro

• Entro 3 mesi dalla conferma di ricezione (o, in mancanza, dalla scadenza dei 7 giorni), viene fornito un riscontro sullo stato e/o esito dell’istruttoria, nei limiti consentiti dalla legge e dalla tutela di terzi.

Fase E – Chiusura e azioni correttive

• Se la segnalazione risulta fondata, vengono definite misure correttive (organizzative, procedurali, disciplinari, formative) e un piano di follow-up, con responsabilità e scadenze.
• La pratica viene chiusa con tracciamento dell’esito e delle azioni intraprese.

Per rendere efficace la gestione e la soluzione del problema segnalato, adottiamo queste misure:

• canale di interlocuzione protetta con la persona segnalante (anche in forma anonima, quando tecnicamente possibile) per richieste di chiarimento o integrazione;
• definizione di azioni correttive con responsabili e tempistiche;
• misure immediate di contenimento del rischio quando necessario;
• aggiornamenti “minimi” alla persona segnalante, compatibilmente con riservatezza e istruttoria.

Rimsa non tollera alcuna ritorsione verso chi effettua una segnalazione in buona fede o collabora all’istruttoria.

Sono vietate, a titolo esemplificativo:

• licenziamento, sospensione, demansionamento, trasferimenti punitivi;
• penalizzazioni economiche o di carriera;
• intimidazioni, pressioni, discriminazioni, ostracismo;
• ritorsioni indirette verso colleghi o soggetti collegati.

Presidi di protezione

• valutazione del rischio ritorsivo e, se opportuno, attivazione di misure di tutela;
• gestione riservata dei flussi informativi e segregazione documentale;
• possibilità di segnalare immediatamente qualsiasi sospetta ritorsione tramite questo stesso canale.

Per proteggere l’identità della persona segnalante (se non anonima), il contenuto della segnalazione e i soggetti coinvolti, adottiamo misure quali:

• accesso ai contenuti limitato ai soli soggetti autorizzati;
• tracciamento degli accessi e gestione dei ruoli con privilegi minimi;
• protezione dei dati mediante misure tecniche e organizzative adeguate (es. cifratura, segregazione, backup sicuri, controllo credenziali);
• configurazioni volte a ridurre il rischio di identificazione indiretta (es. minimizzazione dei dati, gestione dei log, principi di privacy by design e by default).

I dati personali conferiti nella segnalazione sono trattati per:

• ricevere e gestire la segnalazione,
• svolgere le verifiche e l’istruttoria,
• adottare eventuali misure correttive,
• adempiere ad obblighi di legge.

Minimizzazione: si invita a inserire solo informazioni pertinenti e necessarie.
Accesso ai dati: limitato a persone autorizzate e vincolate a riservatezza.
Conservazione: i dati e la documentazione connessa alla segnalazione sono conservati per il tempo strettamente necessario alla gestione e definizione della pratica e, comunque, secondo i termini previsti dalla normativa e dalle policy interne di conservazione applicabili.
Diritti: l’esercizio dei diritti privacy può essere soggetto a limitazioni nei casi previsti dalla legge, quando necessario a tutelare riservatezza, istruttoria e diritti di terzi.

L’informativa privacy completa è consultabile nella sezione dedicata del sito aziendale e/o all’interno del sistema di segnalazione.

La gestione delle segnalazioni è affidata al Comitato Whistleblowing aziendale costituito dal consiglio di amministrazione e dal responsabile Whistleblowing, istituito per garantire competenza, riservatezza e assenza di conflitti di interesse.

All’interno del Comitato è nominato un Responsabile della Gestione dei Reclami/Segnalazioni, che:

• coordina ricezione, tracciamento, istruttoria e riscontro;
• assicura che l’accesso alle informazioni sia limitato e documentato;
• verifica l’assenza di conflitti di interesse sulle pratiche assegnate.

Indipendenza
Il Responsabile della Gestione dei Reclami/Segnalazioni, al momento dell’accettazione dell’incarico e della nomina, ha formalmente dichiarato e giurato la propria indipendenza, impegnandosi a operare con imparzialità, riservatezza e autonomia di giudizio.

Gestione dei conflitti di interesse (regola vincolante)
Se emerge un potenziale conflitto di interessi (anche solo apparente) rispetto a una specifica segnalazione:

• la pratica viene immediatamente riassegnata a un altro membro idoneo del Comitato oppure
• viene affidata, quando necessario, a un soggetto esterno indipendente. La riassegnazione e le motivazioni sono documentate nel fascicolo della pratica.

Ogni segnalazione è tracciata in un registro riservato con:

• numero pratica, data ricezione, categoria, stato avanzamento;
• tempistiche (ricezione/riscontro/chiusura);
• esito (fondato/non fondato/non valutabile) e azioni intraprese.

La conferma della ricezione della segnalazione avviene automaticamente attraverso un messaggio sul sito all’invio di questa.

Il responsabile del trattamento provvede tempestivamente ad informare chi fa una segnalazione tramite mail circa:

• ricezione segnalazione
• presa in carico o rigetto della segnalazione informando della ragione del rifiuto
• ogni modifica di stato ogni avanzamento di fase relativo alla gestione della segnalazione
• l’esito della segnalazione

Il responsabile provvede a informare chi fa una segnalazione in maniera immediata al verificarsi di una azione sopra riportata fermo restando l’obbligo normativo di comunicare l’esito entro massimo 3 mesi dalla conferma di ricezione (UE/2019/1937, art.9).

Trasparenza e rendicontazione
Con cadenza annuale, Rimsa pubblica una sintesi aggregata (anonima e senza dati identificativi) sullo stato e l’oggetto delle segnalazioni ricevute, inclusi i principali ambiti e le azioni correttive/preventive adottate.

Nel caso in cui non siano pervenute segnalazioni, viene pubblicata una dichiarazione che conferma l’assenza di segnalazioni nell’anno di riferimento.

Questa informazione è resa disponibile nel Rapporto Annuale sul Perseguimento del Beneficio Comune, pubblicato e consultabile sul sito internet aziendale.

È preferibile utilizzare innanzitutto il canale interno. Tuttavia, la normativa prevede anche canali di segnalazione esterna e ulteriori tutele secondo le condizioni e modalità stabilite dalla legge. Al sine si informa della possibilità di segnalazione sul sito ANAC.

Prima dell’invio, verifica le informazioni inserite. Inviando la segnalazione, confermi che quanto indicato è veritiero ed esatto per quanto di tua conoscenza. Anche in caso di errore in buona fede, restano ferme le tutele previste contro le ritorsioni.