RIMSA adhère à la directive européenne sur le lancement d’alerte. Vous souhaitez faire un signalement ? Cliquez ici.

Ce canal permet de signaler, de manière confidentielle ou anonyme, des comportements illicites, des violations des règles, des procédures d’entreprise ou des comportements contraires à l’éthique, apparus dans le contexte professionnel ou en relation avec les activités de Rimsa P. Longoni S.r.l.
Il est à la disposition des employés, collaborateurs, stagiaires, candidats, fournisseurs, partenaires, consultants et autres parties prenantes qui entrent en relation avec l’organisation.

Les signalements sont traités à l’aide de mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la sécurité, la confidentialité, la protection des données personnelles et la protection contre les représailles.

Le signalement est pris en charge lorsque :

• il concerne des faits, des comportements ou des omissions potentiellement illicites ou contraires aux règles, aux procédures internes ou au Code d’éthique ;
• il est lié au contexte professionnel ou aux relations professionnelles avec Rimsa ;
• il contient des éléments suffisamment détaillés (qui/quoi/où/quand, pour autant que cela soit connu) pour permettre des vérifications ;
• il est présenté de bonne foi, sur la base d’informations jugées raisonnablement vraies au moment du signalement.

Ne relèvent pas de ce canal :

• les demandes d’assistance à la clientèle ou les réclamations commerciales (à adresser aux canaux dédiés) ;
• les signalements manifestement infondés, offensants ou délibérément faux/diffamatoires (qui peuvent entraîner des conséquences disciplinaires ou juridiques).

Si le signalement n’est pas recevable ou ne relève pas du domaine du whistleblowing, il sera (dans la mesure du possible) redirigé vers le canal approprié, dans le respect de la confidentialité et des données personnelles.

Phase A – Réception et enregistrement

• La signalisation est enregistrée dans le système avec un numéro de dossier.
• Dans les 7 jours suivant l’envoi, une confirmation de réception est envoyée (sauf demande contraire de la personne qui a effectué la signalisation ou dans les cas où cela pourrait compromettre sa protection).

Phase B – Évaluation préliminaire

• Vérification de l’admissibilité et du champ d’application, de l’urgence et de la priorité, et mise en œuvre (si nécessaire) de mesures immédiates de protection et de sauvegarde des preuves.

Phase C – Enquête préliminaire

• Collecte d’informations et de documents, demandes éventuelles de compléments d’information, auditions si nécessaire.
• Au cours de la phase d’enquête préliminaire, des services internes et/ou des consultants externes peuvent être impliqués uniquement si nécessaire et toujours dans le respect de la confidentialité, avec un accès aux informations selon le principe du « besoin d’en connaître ».

Phase D – Réponse

• Dans les 3 mois suivant la confirmation de réception (ou, à défaut, à l’expiration du délai de 7 jours), une réponse est fournie sur l’état d’avancement et/ou le résultat de l’enquête, dans les limites autorisées par la loi et la protection des tiers.

Phase E – Clôture et mesures correctives

• Si le signalement s’avère fondé, des mesures correctives (organisationnelles, procédurales, disciplinaires, formatives) et un plan de suivi sont définis, avec les responsabilités et les délais correspondants.
• Le dossier est clos avec un suivi des résultats et des mesures prises.

Afin de garantir l’efficacité de la gestion et de la résolution du problème signalé, nous adoptons les mesures suivantes :

• canal de communication sécurisé avec la personne ayant signalé le problème (également sous forme anonyme, lorsque cela est techniquement possible) pour toute demande d’éclaircissement ou d’information complémentaire ;
• définition des mesures correctives à prendre, avec les responsables et les délais ;
• mesures immédiates de limitation des risques lorsque cela est nécessaire ;
• informations « minimales » communiquées à la personne ayant signalé le problème, dans le respect de la confidentialité et de l’enquête.

Rimsa ne tolère aucune mesure de représailles à l’encontre des personnes qui signalent de bonne foi ou collaborent à l’enquête.

Sont interdits, à titre d’exemple :

• le licenciement, la suspension, la rétrogradation, les mutations punitives ;
• les sanctions économiques ou professionnelles ;
• les intimidations, les pressions, les discriminations, l’ostracisme ;
• les représailles indirectes envers des collègues ou des personnes liées.

Mesures de protection

• évaluation du risque de représailles et, le cas échéant, mise en place de mesures de protection ;
• gestion confidentielle des flux d’informations et séparation des documents ;
• possibilité de signaler immédiatement toute suspicion de représailles via ce même canal.

Afin de protéger l’identité du lanceur d’alerte (s’il n’est pas anonyme), le contenu du signalement et les personnes impliquées, nous adoptons des mesures telles que :

• l’accès au contenu limité aux seules personnes autorisées ;
• le suivi des accès et la gestion des rôles avec des privilèges minimaux ;
• la protection des données par des mesures techniques et organisationnelles appropriées (par exemple, cryptage, ségrégation, sauvegardes sécurisées, contrôle des identifiants) ;
• configurations visant à réduire le risque d’identification indirecte (par exemple, minimisation des données, gestion des journaux, principes de confidentialité dès la conception et par défaut).

Les données personnelles fournies dans le signalement sont traitées afin de :

• recevoir et gérer le signalement,
• effectuer les vérifications et l’enquête préliminaire,
• adopter d’éventuelles mesures correctives,
• remplir les obligations légales.

Minimisation : veuillez ne saisir que les informations pertinentes et nécessaires.
Accès aux données : limité aux personnes autorisées et tenues à la confidentialité.
Conservation : les données et la documentation liées au signalement sont conservées pendant la durée strictement nécessaire à la gestion et à la résolution du dossier et, dans tous les cas, conformément aux délais prévus par la réglementation et les politiques internes de conservation applicables.
Droits : l’exercice des droits à la vie privée peut être soumis à des restrictions dans les cas prévus par la loi, lorsque cela est nécessaire pour protéger la confidentialité, l’enquête et les droits des tiers.

La politique de confidentialité complète peut être consultée dans la section dédiée du site web de l’entreprise et/ou dans le système de signalement.

La gestion des signalements est confiée au Comité d’alerte professionnelle de l’entreprise, composé du conseil d’administration et du responsable de l’alerte professionnelle, créé pour garantir la compétence, la confidentialité et l’absence de conflits d’intérêts.

Au sein du Comité, un responsable de la gestion des réclamations/signalements est nommé. Il :

• coordonne la réception, le suivi, l’instruction et le traitement des réclamations ;
• veille à ce que l’accès aux informations soit limité et documenté ;
• vérifie l’absence de conflits d’intérêts dans les dossiers attribués.

Indépendance
Au moment de l’acceptation de la mission et de la nomination, le responsable de la gestion des réclamations/signalements a formellement déclaré et juré son indépendance, s’engageant à agir avec impartialité, confidentialité et autonomie de jugement.

Gestion des conflits d’intérêts (règle contraignante)
Si un conflit d’intérêts potentiel (même apparent) apparaît concernant un signalement spécifique :

• le dossier est immédiatement réattribué à un autre membre éligible du Comité ou
• il est confié, si nécessaire, à une personne externe indépendante. La réattribution et les motifs sont consignés dans le dossier.

Chaque signalement est consigné dans un registre confidentiel avec :

• le numéro de dossier, la date de réception, la catégorie, l’état d’avancement ;
• les délais (réception/réponse/clôture) ;
• le résultat (fondé/non fondé/non évaluable) et les mesures prises.

Transparence et rapports
Chaque année, Rimsa publie un résumé agrégé (anonyme et sans données d’identification) sur l’état et l’objet des signalements reçus, y compris les principaux domaines et les mesures correctives/préventives adoptées.

Si aucune notification n’a été reçue, une déclaration confirmant l’absence de notifications pour l’année de référence est publiée.

Ces informations sont disponibles dans le rapport annuel sur la poursuite du bien commun, publié et consultable sur le site Internet de l’entreprise.

Il est préférable d’utiliser d’abord le canal interne. Toutefois, la réglementation prévoit également des canaux de signalement externes et des protections supplémentaires selon les conditions et les modalités fixées par la loi. Au sine, nous vous informons de la possibilité de signaler des faits sur le site de l’ANAC.

Avant l’envoi, vérifiez les informations saisies. En envoyant le signalement, vous confirmez que les informations fournies sont véridiques et exactes à votre connaissance. Même en cas d’erreur de bonne foi, les protections prévues contre les représailles restent inchangées.