RIMSA se adhiere a la Directiva de la UE sobre denuncia de irregularidades. ¿Desea realizar una denuncia? Haga clic aquí.

Este canal permite denunciar, de forma confidencial o anónima, conductas ilícitas, infracciones de normas, procedimientos empresariales o comportamientos contrarios a la ética, que hayan surgido en el contexto laboral o en relación con las actividades de Rimsa P. Longoni S.r.l.
Está disponible para empleados, colaboradores, becarios, candidatos, proveedores, socios, consultores y otras partes interesadas que entren en relación con la organización.

Las denuncias se gestionan con medidas técnicas y organizativas adecuadas para garantizar la seguridad, la confidencialidad, la protección de los datos personales y la protección contra represalias.

La denuncia se tramita cuando:

• se refiere a hechos, comportamientos u omisiones potencialmente ilícitos o contrarios a las normas, los procedimientos internos o el Código Ético;
• está relacionada con el contexto laboral o con las relaciones profesionales con Rimsa;
• contiene elementos suficientemente detallados (quién/qué/dónde/cuándo, por lo que se sabe) que permiten su verificación;
• se presenta de buena fe, sobre la base de información que se considera razonablemente cierta en el momento de la denuncia.

No se incluyen en este canal:

• solicitudes de asistencia al cliente o reclamaciones comerciales (que deben dirigirse a los canales específicos);
• denuncias manifiestamente infundadas, ofensivas o deliberadamente falsas/difamatorias (que pueden acarrear consecuencias disciplinarias o legales).

Si la denuncia no es admisible o no entra dentro del ámbito del whistleblowing, se remitirá (cuando sea posible) al canal adecuado, protegiendo la confidencialidad y los datos personales.

Fase A – Recepción y registro

• La denuncia se registra en el sistema con un número de expediente.
• En un plazo de 7 días desde su envío, se envía una confirmación de recepción (salvo que la persona denunciante solicite lo contrario o en casos en los que ello pueda comprometer su protección).

Fase B – Evaluación preliminar

• Verificación de la admisibilidad y el alcance, la urgencia y la prioridad, y activación (si es necesario) de medidas inmediatas de protección y salvaguarda de las pruebas.

Fase C – Investigación preliminar

• Recopilación de información y documentos, posibles solicitudes de información adicional, audiencias cuando sea necesario.
• En la fase de investigación preliminar, es posible que se involucre a funciones internas y/o consultores externos solo si es necesario y siempre sujetos a confidencialidad, con acceso a la información según el principio de «necesidad de conocer».

Fase D – Respuesta

• En un plazo de 3 meses a partir de la confirmación de recepción (o, en su defecto, a partir del vencimiento del plazo de 7 días), se proporcionará una respuesta sobre el estado y/o el resultado de la investigación, dentro de los límites permitidos por la ley y la protección de terceros.

Fase E – Cierre y medidas correctivas

• Si la denuncia resulta fundada, se definen medidas correctivas (organizativas, procedimentales, disciplinarias, formativas) y un plan de seguimiento, con responsabilidades y plazos.
• El expediente se cierra con el seguimiento del resultado y de las medidas adoptadas.

Para garantizar la eficacia en la gestión y resolución del problema notificado, adoptamos las siguientes medidas:

• canal de comunicación protegido con la persona que realiza la denuncia (también de forma anónima, cuando sea técnicamente posible) para solicitar aclaraciones o información adicional;
• definición de medidas correctivas con responsables y plazos;
• medidas inmediatas de contención del riesgo cuando sea necesario;
• informaciones «mínimas» a la persona que realiza la denuncia, compatibles con la confidencialidad y la investigación.

Rimsa no tolera ninguna represalia contra quienes denuncian de buena fe o colaboran en la investigación.

Se prohíben, a título enunciativo:

• el despido, la suspensión, la degradación, los traslados punitivos;
• las sanciones económicas o profesionales;
• la intimidación, la presión, la discriminación, el ostracismo;
• las represalias indirectas hacia compañeros o personas relacionadas.

Medidas de protección

• evaluación del riesgo de represalias y, si procede, activación de medidas de protección;
• gestión confidencial de los flujos de información y segregación documental;
• posibilidad de denunciar inmediatamente cualquier sospecha de represalias a través de este mismo canal.

Para proteger la identidad de la persona que realiza la denuncia (si no es anónima), el contenido de la denuncia y las personas implicadas, adoptamos medidas tales como:

• acceso al contenido limitado únicamente a las personas autorizadas;
• seguimiento de los accesos y gestión de roles con privilegios mínimos;
• protección de datos mediante medidas técnicas y organizativas adecuadas (por ejemplo, cifrado, segregación, copias de seguridad seguras, control de credenciales);
• configuraciones destinadas a reducir el riesgo de identificación indirecta (por ejemplo, minimización de datos, gestión de registros, principios de privacidad desde el diseño y por defecto).

Los datos personales facilitados en la notificación se tratan con los siguientes fines:

• recibir y gestionar la notificación,
• realizar las comprobaciones y la investigación preliminar,
• adoptar las medidas correctivas oportunas,
• cumplir con las obligaciones legales.

Minimización: se ruega introducir solo la información pertinente y necesaria.
Acceso a los datos: limitado a personas autorizadas y sujetas a confidencialidad.
Conservación: los datos y la documentación relacionados con la notificación se conservan durante el tiempo estrictamente necesario para la gestión y resolución del expediente y, en cualquier caso, de acuerdo con los términos previstos por la normativa y las políticas internas de conservación aplicables.
Derechos: el ejercicio de los derechos de privacidad puede estar sujeto a limitaciones en los casos previstos por la ley, cuando sea necesario para proteger la confidencialidad, la investigación y los derechos de terceros.

La política de privacidad completa se puede consultar en la sección dedicada de la página web de la empresa y/o dentro del sistema de denuncia.

La gestión de las denuncias se confía al Comité de Denuncia de Irregularidades de la empresa, formado por el consejo de administración y el responsable de Denuncia de Irregularidades, creado para garantizar la competencia, la confidencialidad y la ausencia de conflictos de intereses.

Dentro del Comité se nombra a un Responsable de la Gestión de Reclamaciones/Notificaciones, que:

• coordina la recepción, el seguimiento, la investigación y la respuesta;
• garantiza que el acceso a la información sea limitado y documentado;
• verifica la ausencia de conflictos de intereses en los expedientes asignados.

Independencia
El responsable de la gestión de reclamaciones/notificaciones, en el momento de aceptar el cargo y el nombramiento, ha declarado y jurado formalmente su independencia, comprometiéndose a actuar con imparcialidad, confidencialidad y autonomía de criterio.

Gestión de conflictos de intereses (norma vinculante)
Si surge un posible conflicto de intereses (aunque solo sea aparente) con respecto a una denuncia específica:

• el expediente se reasigna inmediatamente a otro miembro idóneo del Comité o
• se confía, cuando es necesario, a una persona externa independiente. La reasignación y los motivos se documentan en el expediente.

Cada denuncia se registra en un registro confidencial con:

• número de expediente, fecha de recepción, categoría, estado de avance;
• plazos (recepción/respuesta/cierre);
• resultado (fundada/infundada/no evaluable) y medidas adoptadas.

Transparencia y rendición de cuentas
Cada año, Rimsa publica un resumen agregado (anónimo y sin datos identificativos) sobre el estado y el objeto de las denuncias recibidas, incluidos los principales ámbitos y las medidas correctivas/preventivas adoptadas.

En caso de que no se hayan recibido notificaciones, se publica una declaración que confirma la ausencia de notificaciones en el año de referencia.

Esta información se encuentra disponible en el Informe Anual sobre la Búsqueda del Beneficio Común, publicado y consultable en el sitio web de la empresa.

Es preferible utilizar en primer lugar el canal interno. Sin embargo, la normativa también prevé canales de denuncia externos y protecciones adicionales según las condiciones y modalidades establecidas por la ley. Se informa de la posibilidad de presentar denuncias en la página web de la ANAC.

Antes de enviarlo, comprueba la información introducida. Al enviar la denuncia, confirmas que la información proporcionada es veraz y exacta según tu leal saber y entender. Incluso en caso de error de buena fe, se mantienen las protecciones previstas contra las represalias.